Técnicas y procedimientos archivísticos

Se hace cada vez más patente, la necesidad de un manual que reúna distintos sistemas de trabajo y procedimientos, para las variadas formas descriptivas de documentos, tomando en cuenta la creciente profesionalización del personal que se encuentra a cargo de los archivos, como las exigencias permanentes sobre el control y correcta administración documental.
Los distintos auxiliares descriptivos utilizados en los archivos tienen varios objetivos; entre los más importantes podemos considerar:
a) Facilitar la gestión documental.
b) Permitir la investigación, obteniendo recursos documentales y facilitando aspectos de la información.
c) Dar seguridad a los documentos que han sido descriptos.
d) Controlar el movimiento documental en sus distintas etapas.
e) Discernir los distintos tipos de información: científica, técnica y administrativa.
Científica. Perteneciente o relativo a la ciencia, o a su investigación. Que posee una o varias ciencias.
Técnica. Conjunto de procedimientos y recursos de que se sirve una ciencia o arte. Pericia o habilidad para utilizar estos procedimientos y recursos.
Administrativa. Perteneciente o relativo a la administración. Que trabaja en la administración. Rama del derecho público que regula las instituciones y las actuaciones del poder ejecutivo, sus relaciones con los administrados y el funcionamiento de los servicios públicos.
f) Ubicar al documento en tiempo mínimo.
Las normas ISAAD (G) señalan objetivos que nos son comunes desde el punto de vista de la descripción archivística, estas normas en teoría están diseñadas para:
a) Asegurar la creación de descripciones coherentes, apropiadas e inteligibles por sí mismas.
b) Facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre la documentación de archivo.
c) Hacer posible compartir los encabezamientos autorizados, y contenidos.
d) Hacer posible la integración de descripciones de diferentes depósitos en un sistema unificado de información.

Los catálogos son el instrumento más ampliamente conocido por la influencia de los bibliotecólogos que han trabajado en archivos, tratando de darle al procedimiento archivístico un tratamiento similar al de las bibliotecas. También se tiene la colaboración de guías, índices, tesauros, bases de datos, etc., la enumeración se hace de acuerdo con el grado intelectivo que se requiere para cada auxiliar.