Inventario Documental.

En los acuerdos 038 y 042 se establecen los parámetros para organizar los archivos en entidades publicas o privadas que cumplan función publica, se regula el inventario único documental y se dan las pautas para su realización. En el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, se establece que “es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases”.
En el Artículo Séptimo: Inventario documental. Se establece que las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato Único de Inventario Documental ACUERDO No. 042 Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan otros artículos de la Ley General de Archivos 594 de 2000 ACUERDO 038 DE 2000 Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 Habla sobre las responsabilidades del servidor publico frente a los documentos y archivos como responsables de la conservación, organización, uso y manejo de ellos, además del instructivo del formato único de inventario documental el cual define cada termino contenido en el, que sirve de guía para los archivistas en los procedimientos para la entrega y recibo de los documentos; procedimientos que establecen los deberes tanto de los servidores públicos como los responsables de cada unidad administrativa o dependencia para tales transferencias.
SUSTENTACIÓN LEGAL Ley 734 (Código Disciplinario) Artículo 34 , numeral 5 del de la establece como deberes de todo servidor público el de “Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos”. Artículo 35 de la Ley 734 de 2002 señala que le está prohibido a los servidores públicos “Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, de expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones”.
SUSTENTACIÓN LEGAL CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL De acuerdo con el Artículo 251 El Documento Público: Es documento otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención” Sustentación Legal Ley General de Archivos En el artículo 14 Establece que “la documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos”. Por lo tanto, el servidor público al desvincularse de sus funciones titulares no podrá retirar de la entidad pública documento o archivo alguno, so pena de incurrir en falta contra el patrimonio documental o en un hecho punible, de conformidad con lo expresado en el artículo 35.