Sistema de Gestión Documental
Programa Corporativo que busca lograr la eficiencia y economia
administrativa de una organización a partir de la aplicación de modelos,
teórica y ampliamente probados en las áreas de gestión de documentos,
administración de archivos, tecnología informática, la gestión de
calidad y evaluación de procesos, involucrando los siguientes procesos:
Procesos de la Gestión Documental
• El Sistema de Gestión de la Calidad
PROCESOS DE UN PGD
1. PRODUCCIÓN
2. RECEPCIÓN
3. DISTRIBUCIÓN
4. TRÁMITE
6.CONSULTA
8. DISPOSICIÓN FINAL
5. ORGANIZACIÓN
Normas de Calidad Archivísticas
GESTIÓN DE ARCHIVOS
• ISO 15489 Partes 1 y 2 Gestión de Archivos.
• AS 4390 (American Standard) Partes 4, 5 y 6 Gestión de Archivos, Control, Evaluación, Disposición y Almacenamiento.
• AFMAN 37-123 Gestión de Archivos.
• BS EN 82045-1 Gestión Documental Principios y Métodos.
Normas de Calidad Archivísticas
PRODUCCIÓN, RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN
Normas de Calidad Archivísticas
PRODUCCIÓN, RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN
• NTC 2277 Dibujo técnico. Sistemas de Codificación y referencia
para dibujos de construcción e ingeniería civil y documentos asociados.
• NTC 3215 Banca y servicios financieros. Seguridad fisíca y
electrónica. Documentos valores. Esquema normalizado para los tipos del
mensaje. Recepción y entrega.
• NTC 3215 Banca y servicios financieros. Documentación. Documentos
valores. Numeración de certificados.
• NTC 4436 Homologación de la ISO 9706 Información y documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad
• NTC 4061 Telecomunicaciones. Sistemas de información geográfica. Planos y documentos. Parte 1: simbología.
Normas de Calidad Archivísticas
PRODUCCIÓN, RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN
• NTC 4062 Telecomunicaciones. Sistemas de información geográfica. Guía para elaboración de planos y documentos. Parte 2. Entidades y atributos.
• NTC 4568 Información y documentación. Papeles para documentos. Requisitos de permanencia.
• NTC 4581 Documentación e información. Vocabulario. Documentos audiovisuales.
• NTC-ISO 10474 Siderurgia. Acero y productos de acero. Documentos de inspección.
• NTC 2896 Sistemas para el procesamiento de la información. Estructura de archivo y rotulado de cintas magnéticas para intercambio de información.
• BS 5261-1 Preparación de copias y corrección de pruebas. Diseño y preparación de documentos.
• ISO 16117-WG6 NWI EDI Intercambio electrónico de datos.
Normas de Calidad Archivísticas
PRODUCCIÓN, RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN
NTC 3393: Cartas comerciales
NTC 3234: Circulares
NTC 3397: Memorandos
NTC 3394: Actas administrativas
NTC 3588: Informes administrativos
NTC 3369: Sobres comerciales
NTC 3580: Hoja de transmisión por telefax
NTC 3235: Mensaje telegráfico
NTC 4176: Certificados y constancias
NTC 4228: Hoja de vida y Formato Único exigido para el sector público.
NTC 2676 Soportes digitales: “Cartuchos de disco flexible de 90 mm (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas
Normas de Calidad Archivísticas
ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN, RESTAURACIÓN
• NTC 5029 Medición de Archivos
• NTC 5270 Ensayos Archivos Verticales
• NTC 5271 Ensayos Archivos Laterales
• NTC 2773 Carpeta de cartón para archivo.
• NTC 3723 Micrografia. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm. técnicas de operación.
• NTC 4080 Simbolos gráficos para uso en microfilme
• NTC 5174 Procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.
ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN, RESTAURACIÓN
• NTC 5174 Procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.
• NTC 4095 Norma General de Descripción Archivística
• BS 4971 (British Estándar) Reparación y procesos consecuentes para la conservación de documentos. Recomendaciones
• ISO 6200 Primera generación de microformas de documentos originales. Especificaciones de densidad.
• ISO 4332 Procesado fotográfico de película en blanco y negro para registros archivísticos. Tipo gelatina y sales de plata con una base en poliéster- Especificaciones.
• BS 5454 Recomendaciones para el almacenamiento y exhibición de documentos de archivo
• NTC 4436 Homologación de la ISO 9706 Información y documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad
• NTC 4061 Telecomunicaciones. Sistemas de información geográfica. Planos y documentos. Parte 1: simbología.
Normas de Calidad Archivísticas
PRODUCCIÓN, RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN
• NTC 4062 Telecomunicaciones. Sistemas de información geográfica. Guía para elaboración de planos y documentos. Parte 2. Entidades y atributos.
• NTC 4568 Información y documentación. Papeles para documentos. Requisitos de permanencia.
• NTC 4581 Documentación e información. Vocabulario. Documentos audiovisuales.
• NTC-ISO 10474 Siderurgia. Acero y productos de acero. Documentos de inspección.
• NTC 2896 Sistemas para el procesamiento de la información. Estructura de archivo y rotulado de cintas magnéticas para intercambio de información.
• BS 5261-1 Preparación de copias y corrección de pruebas. Diseño y preparación de documentos.
• ISO 16117-WG6 NWI EDI Intercambio electrónico de datos.
Normas de Calidad Archivísticas
PRODUCCIÓN, RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN
NTC 3393: Cartas comerciales
NTC 3234: Circulares
NTC 3397: Memorandos
NTC 3394: Actas administrativas
NTC 3588: Informes administrativos
NTC 3369: Sobres comerciales
NTC 3580: Hoja de transmisión por telefax
NTC 3235: Mensaje telegráfico
NTC 4176: Certificados y constancias
NTC 4228: Hoja de vida y Formato Único exigido para el sector público.
NTC 2676 Soportes digitales: “Cartuchos de disco flexible de 90 mm (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas
Normas de Calidad Archivísticas
ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN, RESTAURACIÓN
• NTC 5029 Medición de Archivos
• NTC 5270 Ensayos Archivos Verticales
• NTC 5271 Ensayos Archivos Laterales
• NTC 2773 Carpeta de cartón para archivo.
• NTC 3723 Micrografia. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm. técnicas de operación.
• NTC 4080 Simbolos gráficos para uso en microfilme
• NTC 5174 Procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.
ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN, RESTAURACIÓN
• NTC 5174 Procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.
• NTC 4095 Norma General de Descripción Archivística
• BS 4971 (British Estándar) Reparación y procesos consecuentes para la conservación de documentos. Recomendaciones
• ISO 6200 Primera generación de microformas de documentos originales. Especificaciones de densidad.
• ISO 4332 Procesado fotográfico de película en blanco y negro para registros archivísticos. Tipo gelatina y sales de plata con una base en poliéster- Especificaciones.
• BS 5454 Recomendaciones para el almacenamiento y exhibición de documentos de archivo
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